Офисный переезд в Нижнем Новгороде: план, техника, документы

Офисный переезд отличается от квартирного не объёмом, а ценой простоя: каждый день, когда сотрудники не могут работать, обходится компании дороже самой перевозки. Поэтому главное — план, где заранее понятно, кто отвечает, что едет, в каком порядке и где каждая коробка окажется на новом месте. Ниже — как разбить переезд на этапы, что сделать с техникой и документами и какие вопросы обсудить с перевозчиком.

Начните с ответственного

Самая частая причина хаоса — когда переездом «занимаются все». Назначьте одного человека, который принимает решения, общается с перевозчиком, двумя управляющими компаниями (старого и нового здания) и сотрудниками. В отделах нужны помощники: они собирают свои рабочие места и отвечают за маркировку.

У ответственного должен быть один общий документ — таблица с перечнем имущества, планом нового офиса и графиком.

Инвентаризация и план размещения

Прежде чем звонить перевозчикам, пройдите по офису с таблицей:

• столы, кресла, шкафы, тумбы — сколько, разборные или нет;
• компьютеры, мониторы, принтеры, МФУ, серверное и сетевое оборудование;
• архив и документы — сколько шкафов и коробок;
• кухня: холодильник, кулер, посуда;
• то, что не едет: старая мебель, сломанная техника, лишние бумаги.

Списание и вывоз ненужного лучше провести до переезда. Перевезти шкаф, чтобы потом выбросить его на новом месте, — двойная работа.

Параллельно нарисуйте план нового офиса и пронумеруйте помещения и рабочие места. Номер места — главный ключ ко всей маркировке.

Маркировка, которая работает

Каждая коробка, монитор и системный блок получают наклейку: номер помещения, номер рабочего места, фамилию сотрудника. Цветные наклейки по отделам ускоряют разгрузку: грузчики видят цвет и сразу несут на нужный этаж. Копию плана с номерами распечатайте и повесьте у входа в новый офис и на каждом этаже.

Кабели от компьютера складывайте в подписанный пакет и кладите в коробку с тем же номером. Без этого в понедельник половина утра уходит на поиск блоков питания.

Техника и серверы

Компьютерную технику не стоит везти вперемешку с мебелью.

• Перед отключением сделайте резервные копии данных.
• Мониторы и системные блоки упаковывайте в коробки с прокладкой или в пузырчатую плёнку; если сохранились родные коробки, используйте их.
• Серверное и сетевое оборудование готовит и подключает ваш системный администратор или подрядчик по IT; перевозчик только аккуратно везёт.
• Проверьте, что на новом месте к дню переезда уже работают интернет и электрика, — подключение линии может занять время, его заказывают заранее.

Если техника дорогая, обсудите с перевозчиком отдельную опись и способ фиксации в кузове.

Документы и конфиденциальность

Архив, кадровые дела, бухгалтерию и всё, что содержит персональные данные или коммерческую тайну, нельзя оставлять в открытых коробках в коридоре. Упакуйте их в коробки, заклеенные и пронумерованные, с описью внутри; в идеале их сопровождает сотрудник от погрузки до разгрузки. Сейфы перевозят закрытыми и пустыми или по согласованию с перевозчиком — это тяжёлый груз, требующий подготовки, подробнее на странице перевозка мебели, сейфов и тяжёлых вещей.

Что записать в договор и акт, чтобы потом не спорить о повреждениях, — в статье договор и документы на перевозку.

Поэтапный переезд

Большой офис редко переезжает за один раз. Рабочая схема:

1. Заранее — вывоз архива, склада, неиспользуемой мебели. Это можно делать в будни.
2. В пятницу вечером — сотрудники собирают рабочие места, техника отключается и упаковывается.
3. В выходные — основная погрузка, перевозка, расстановка мебели по плану.
4. В воскресенье — подключение техники и проверка связи.
5. В понедельник — работа на новом месте, мелкие доделки.

Если офис работает без выходных, переезжают по отделам: одна группа переехала, подключилась, начала работать, следом другая.

Почему выходные

В выходные свободнее лифты в бизнес-центрах, меньше машин у подъездов и проще проехать через мосты. Многие бизнес-центры и сами разрешают крупные погрузки только вне рабочих часов. Учтите, что спрос на перевозки в выходные выше, поэтому договариваться нужно заранее.

Правила бизнес-центров

У каждого здания свой регламент. Выясните у обеих управляющих компаний:

• нужен ли пропуск на машину и на грузчиков, в какие сроки подавать список;
• какие часы отведены под погрузку, где разгрузочная зона;
• можно ли пользоваться грузовым лифтом и нужно ли защищать стены и полы;
• кто принимает помещение после выезда.

Если старый офис в историческом центре, проблем может быть больше: ограничен въезд, мало места для остановки, узкие лестницы. Местные особенности — на странице Нижегородский район.

Сколько машин и людей

Объём офиса считается так же, как квартирного: по мебели и коробкам, а не по площади. Для офиса на 10–15 рабочих мест обычно нужна одна крупная машина или две поменьше и бригада из нескольких грузчиков; для больших офисов — несколько машин одновременно, чтобы не гонять одну туда и обратно через реку. Хорошая практика — попросить перевозчика приехать на осмотр: так оценка будет точнее, а вы сразу увидите, насколько серьёзно к вам подходят. Как отличить надёжного перевозчика, разобрано в статье как выбрать перевозчика.

О том, сколько грузчиков брать и как считается их время, — на странице услуги грузчиков.

Типичные ошибки

• Начать готовиться за неделю: на офис нужно минимум несколько недель.
• Не предупредить управляющую компанию нового здания и упереться в закрытый шлагбаум в субботу утром.
• Перевозить технику без резервных копий.
• Не подумать о сборке мебели: столы и шкафы приехали, а собирать их некому или нечем.
• Оставить старый офис неубранным: арендодатель может удержать часть депозита.
• Забыть про мелочи, которые останавливают работу: ключи от новых кабинетов, пропуска сотрудников, табличку на двери, перенастройку адреса доставки у поставщиков.
• Не предупредить клиентов и курьеров о новом адресе — посылки и документы ещё несколько недель будут приходить на старый.

После переезда

В первую неделю на новом месте держите под рукой ответственного и короткий список недоделок: что не собрано, что повреждено, какой техники не хватает. Повреждения фиксируйте сразу и с фотографиями — через месяц доказать, что царапина на столе появилась при перевозке, уже не получится. Пустые коробки и упаковку соберите в одном месте и вывезите разом, а не по частям.

Частые вопросы

За сколько времени начинать готовить офисный переезд?

Для небольшого офиса — за две-три недели, для среднего и крупного — за месяц и больше. Время уходит на инвентаризацию, согласование с управляющими компаниями, подключение связи на новом месте и выбор подрядчиков.

Сотрудники должны сами собирать свои рабочие места?

Обычно да: каждый лучше знает, что лежит в его столе, и сам упаковывает личные вещи и документы. Мебель и технику разбирают и упаковывают грузчики или подрядчик, если это оговорено. Главное, чтобы маркировка у всех была единая.

Можно ли переехать без остановки работы?

Можно, если делать это поэтапно: вывезти архив и склад заранее, а основной переезд провести в выходные. Для офисов, работающих без выходных, применяют переезд по отделам, когда часть сотрудников уже работает на новом месте, а часть ещё на старом.

Кто отвечает за подключение компьютеров и серверов?

Перевозчик отвечает за аккуратную погрузку и доставку. Отключение, подключение и проверку оборудования лучше поручить своему системному администратору или IT-подрядчику — так вы не потеряете данные и быстро восстановите работу.

Что делать с ненужной офисной мебелью?

Решите заранее: продать, отдать или вывезти на утилизацию. Вывоз лучше провести до переезда, иначе вы заплатите за перевозку вещей, которые на новом месте не нужны.